Le problematiche relative alla gestione coordinata di progetti, programmi e portafoglio richiedono soluzioni integrate non facili da realizzare "in casa". Le soluzioni disponibili sul mercato sono dunque offerte da produttori specializzati che assicurano l'allineamento con le tecnologie emergenti (Web, Contente Management, ecc.) e l'evoluzione dei prodotti in base alle esigenze emergenti. Il sacrificio richiesto alle aziende è quello di adeguare i propri processi alle soluzioni offerte nei limiti delle personalizzazioni possibili.

Le soluzioni disponibili offrono, con diversi gradi di dettaglio e personalizzazione, funzioni integrate che coprono le aree mostrate nella figura che segue.

Figura. Componenti della soluzione EPM (fonte: Microsoft EPM).

Le funzionalità tipiche di Project Management (colorate più scure) poggiano su di una piattaforma di collaborazione (colorate più chiare). Vediamo le diverse funzionalità in sintesi.

Funzionalità EPM tipiche di Project Management 

Demand Management. La funzionalità è di supporto alla Governance e permette di raccogliere le richieste di intervento di tipo diverso (es.: progetti veri e propri, iniziative di marketing, organizzazione degli archivi documentali, aggiornamento del sistema informatico, ecc.) in un archivio centralizzato e di gestirle tramite un flusso di lavoro (workflow) che preveda diverse fasi tra cui l'analisi, la valutazione e l'approvazione. Ad ogni fase potranno essere allegati documenti specifici (es.: proposta, business case, approvazione, ecc.). 

Portfolio Management. La funzionalità permette di raggruppare, valutare e selezionare le richieste secondo criteri di business diversi (priorità, costi, impatto, ritorno dell'investimento, ecc.). La possibilità di avere gruppi di progetti (portfolio) su cui effettuare analisi diverse (costo/beneficio, ROI, utilizzo di risorse, altri tipi di analisi) costituisce un valido supporto al processo decisionale.    

Program Management. La funzione consente di gestire i progetti selezionati (portafoglio di progetti) come un unico programma, mettendo in relazione i vari progetti, le schedulazioni di massima, le milestone, le dipendenze ecc. La Direzione avrà così una visione d'insieme del programma demandando ai singoli responsabili (Project Manager) la gestione dei singoli progetti.

Resource Management. La funzione permette di gestire le risorse come un unico insieme centralizzato in modo da avere, in ogni momento, la visione completa degli impegni e la relativa disponibilità delle risorse onde poter pianificare i progetti in base alle richieste. Le risorse sono visibili con relative informazioni sulle competenze, impegni nei progetti e relative durate, indirizzo di posta e reparti di appartenenza. E' possibile "prenotare" una risorsa in fase di pianificazione per un periodo futuro e poi "acquisire" la risorsa, in un momento successivo, alla partenza del progetto.

Schedule Management. La funzione permette di pianificare le attività di dettaglio definendone la data di partenza e di fine,  la durata e le risorse necessarie. E' anche possibile definire le relazioni tra le attività secondo diversi tipologie (inizio-fine, inizio-inizio, fine-fine, fine-inizio), le milestone e gli artefatti (deliverable). Le attività possono essere raggruppate in attività di sommario (fasi) e queste in un progetto specifico.

Risk & Issues Management. La funzione permette di gestire i rischi e le problematiche del progetto. I rischi sono gestiti secondo un processo aderente alle best practice (identificazione del rischio, analisi del rischio - valutazione della probabilità di accadimento e dell'impatto sul progetto -, valutazione della priorità e definizione della risposta al rischio (azioni di contenimento). Le Issue (non conformità, problematiche, malfunzionamenti, ecc.) del progetto sono gestite secondo un flusso (workflow) che prevede la loro registrazione nell'archivio comune, l'identificazione dell'azione appropriata e l'assegnazione ad un responsabile. Le Issue sono gestite secondo un ciclo di vita che prevede il passaggio di più stati dall'apertura del problema fino alla sua chiusura. Le Issue possono essere evidenziate per stato di risoluzione, per data di apertura o di chiusura, per responsabile, ecc. 

Reporting Management. La funzione permette di realizzare diversi tipi di rapporto sullo stato del progetto, sia di sintesi che di dettaglio. I report possono contenere informazioni di tipo diverso (costi, tempistiche, risorse, ecc.) e possono contenere dati relativi allo stato attuale, alla pianificazione e relativi confronti. Per le diverse tipologie di report sono forniti modelli standard prestabiliti e la possibilità di crearne di nuovi "ad hoc". L'utilizzo di funzionalità di Business Intelligence (BI) consente di elaborare dati di dettaglio secondo viste diverse e creare report complessi secondo necessità.

Funzionalità EPM di collaborazione

Document Management. La funzione consente di gestire in maniera centralizzata la documentazione di progetto, di prodotto e di processo secondo un ciclo di vita stabilito dal workflow (stesura, revisione, approvazione, pubblicazione, cancellazione). E' inoltre possibile gestire l'accesso in modo controllato secondo profili diversi (solo lettura, lettura e scrittura) e controllare l'accesso multiplo evitando l'aggiornamento  contemporaneo di più persone. E' disponibile anche la gestione della configurazione dei documenti e la versione (Versioning). 

Content Management. La funzione permette di gestire i contenuti classificando le informazioni secondo le diverse tipologie (documenti, immagini, ecc.), i contenuti (progetto, prodotto, processo, linea guida, politica, standard, ecc.), gli autori, ecc. L'archivio centralizzato consente una gestione più accurata e puntuale fornendo a tutti la possibilità di accedervi secondo i propri profili.

Searching. La funzione di  ricerca delle informazioni basa le sue potenzialità sulla centralità dei contenuti e della documentazione. Funzioni di ricerca semplice e avanzata, e capacità di selezionare secondo filtri diversi (data, progetto, tipologia, ecc.) consentono agli addetti ai vari progetti di trovare velocemente le informazioni necessarie al proseguimento del proprio lavoro.

Communication Management. La comunicazione all'interno del gruppo di lavoro, e tra gruppi diversi, rappresenta un elemento di criticità in tutte le organizzazioni. La capacità di comunicare a più vie in maniera semplice ed efficace è fondamentale per la riuscita dei progetti. La funzione permette a tutti gli appartenenti ai gruppi lavoro di comunicare in maniera strutturata e semplificata. Pubblicare una comunicazione (es.: una decisione presa, la convocazione di una riunione, ecc.) sulla bacheca del progetto accessibile a tutti i componenti del gruppo di lavoro permette di comunicare meglio (si evitano e-mail al gruppo di lavoro, si registrano in un unico punto di accesso tutte le comunicazioni del gruppo, ecc.).

Web Access. La funzione è determinante per l'efficacia del gruppo. Ciascun membro del team, da qualsiasi locazione (ufficio, casa, viaggio) può accedere in ogni momento al sito di progetto, comunicare con gli altri, reperire le informazioni necessarie, accedere alla documentazione, aggiornare le informazioni di propria pertinenza, ecc.

Timesheet. La funzione permette ai membri del team di inserire il proprio rapportino settimanale con le attività svolte ed il tempo speso. La funzione, accessibile anche da remoto, è necessaria per la gestione puntuale dello stato di completamento delle attività del progetto, la valutazione dei costi maturati, ecc. 

Prodotti

Esistono soluzioni diverse proposte dai vari produttori. Chi scrive ha maturato esperienza sulla soluzione Microsoft EPM basata su tre prodotti distinti ma integrati: Project Server 2010, Project Professional 2010 e SharePoint Server 2010. Ciò non esclude che altre soluzioni disponibili sul mercato offrano analoghe funzionalità integrate o meno con altre funzionalità correlate.