Un programma è definito come un gruppo di progetti correlati gestiti in modo coordinato al fine di ottenere benefici e un controllo non possibili nella gestione individuale dei singoli progetti. I programmi possono contenere elementi di lavoro correlati ma esterni all'ambito dei singoli progetti appartenenti al programma.

Il successo del programma si valuta in base alla sua capacità di raggiungere gli obiettivi per cui è stato messo in atto: produrre i benefici attesi. Tali benefici includono anche gli obiettivi dei singoli progetti di cui è composto (rispetto dei tempi, contenimento dei costi, raggiungimento della qualità attesa). Il tutto rimanendo dentro l'ambito stabilito (requisiti, vincoli e limiti, ecc.).

Il programma è gestito facendo riferimento ai cinque gruppi di processo (Initiation, Planning, Executing, Controlling, Closing) del project management descritti nella sezione di questo sito dedicata al Project Management e alle aree di conoscenza (KA, Knowledge Area) specifiche per il Program Management. In particolare, il PMI ha emesso uno standard apposito per la gestione del programma:

• PMI Program Management Standard, Second Edition 2008.

Lo standard PMI definisce un'organizzazione gerarchica tra i diversi livelli gestionali e operativi all'interno del programma: Governance, Management e Delivery come mostrato nella figura che segue.

Figura. Livelli gestionali del programma.

Lo standard definisce inoltre un ciclo di vita per la gestione del programma simile a quello mostrato nella figura che segue, dove si mostrano cinque fasi (Pre-Program Preparation, Program Initiation, Program Setup, Delivery of Program Benefits, Program Closure), altrettante milestone (G1, G2, G3, G4, G5) e i deliverable chiave di tali momenti (Business Case, Program Charter, Program Infrastructure & Program Roadmap, Program Benefits, Transition Plan).

Figura. Ciclo di vita della gestione del programma (fonte: PMI, Standard 2008).

Lo standard definisce anche i gruppi di processi, le aree di competenza e i singoli processi al loro interno; questi elementi sono riassunti nella tabella che segue.

Tabella. Gruppi di processi, Aree di competenza (KA) e numero di singoli processi (fonte: PMI, Standard 2008).

Segue una brevissima descrizione delle dodici aree di competenza.

Program Integration Management - L'area include i processi e le attività necessarie per identificare, definire, combinare, unificare e coordinare più componenti in un programma; allo stesso tempo coordina i vari processi e le attività di gestione del programma.

Program Scope Management - L'area identifica i deliverable, effettua la stima dei principali rischi, stabilisce le relazioni tra l'ambito del programma e quello del prodotto, stabilisce gli standard per obiettivi chiari e raggiungibili.

Program Time Management - L'area prevede i processi per la schedulazione dei componenti definiti e gli elementi necessari per produrre i deliverable finali del programma. Determina quindi la sequenza i cui saranno eseguiti i singoli componenti, il cammino critico del programma e le milestone da misurare per stabilire se il programma procede secondo il piano all'interno dei vincoli stabiliti.

Program Cost Management - Relativamente alla KA “Cost Management”, lo standard PMI rimanda integralmente alla corrispondente KA della Guida PMBOK, quarta edizione 2008.

Program Quality Management - Relativamente alla KA “Quality Management”, lo standard PMI rimanda integralmente alla corrispondente KA della Guida PMBOK, quarta edizione  2008.

Program Human Resource Management - Relativamente alla KA “Human Resource Management”, lo standard PMI rimanda integralmente alla corrispondente KA della Guida PMBOK, quarta edizione  2008.

Program Communication Management - L'area include i processi per assicurare in maniera appropriata e tempestiva la generazione, collezione, distribuzione, archiviazione, ricerca e disponibilità delle informazioni del programma.

Program Risk Management - L'area descrive i processi coinvolti nell'identificazione, analisi e controllo dei rischi del programma.

Program Procurement Management - L'area descrive i processi, gli input, gli strumenti, le tecniche e gli output associati con gli acquisiti del programma. Gli approvvigionamenti sono considerati critici ai fini del successo del programma.

Program Financial Management - L'area include tutti i processi coinvolti nell'identificazione le sorgenti e le risorse finanziarie del programma, nell'integrazione dei budget dei singoli componenti e nello sviluppo del budget complessivo del programma, nel controllo dei costi dei singoli componenti e del programma nel suo insieme lungo l'intero ciclo di vita.

Program Stakeholder Management - L'area definisce gli stakeholder del programma, sia come singoli individui sia come organizzazioni, i loro interessi e le aspettative, gli eventuali impatti su di essi causati dagli esiti del programma, sia positivi sia negativi. Tali stakeholder costituiscono elementi critici ai fini del successo di ogni programma.

Program Governance - L'area include i processi per lo sviluppo, la comunicazione, l'implementazione, il monitoraggio del programma e assicura l'aderenza alle politiche, procedure, strutture organizzative e le pratiche associate al programma.