Un portfolio è definito nella Guida al PMBOK come un insieme di progetti, programmi e altri lavori che vengono raggruppati per facilitare la gestione efficace del lavoro e allo scopo di raggiungere gli obiettivi aziendali "strategici". I progetti, i programmi e gli altri lavori del portfolio possono non essere necessariamente interdipendenti o direttamente collegati.

La necessità di gestire un portafoglio di progetti e scegliere su quali investire in base ad analisi costi/benefici e aderenza alle strategie aziendali è una priorità che le organizzazioni hanno in maniera impellente. Il primo passo consiste nel gestire la domanda che giunge dalle funzioni di business (Demand Management) e nello scegliere i progetti sui quali investire. Il secondo passo è quello di conoscere la disponibilità delle risorse da coinvolgere nei progetti selezionati per ragioni strategiche: tale disponibilità è determinante ai fini della pianificazione. Segue la pianificazione dei diversi progetti in maniera coordinata, tenendo conto delle risorse disponibili ma anche delle interdipendenze tra i progetti del portafoglio selezionato. Ultimo passo è quello di monitorare e controllare in maniera centralizzata lo svolgimento dei vari progetti e programmi.

La gestione dei portfolio richiede un livello di maturità dell'organizzazione più elevato e una capacità di coordinamento maggiore. Il modello di maturità OPM3 permette di valutare la capacità dell'organizzazione di gestire in maniera efficace ed efficiente un portfolio.

In particolare, il PMI ha emesso uno standard apposito per la gestione del portfolio:

• PMI Portfolio Management Standard, Second Edition 2008.

Nell'ambito della gestione del portfolio , il modello definito dallo standard stabilisce i possibili stati che un componente del portfolio può assumere all'interno del ciclo di vita; il componente è un elemento discreto del portfolio (project, program, sub-portfolio). Gli stati di un componente (identificato, categorizzato, valutato, raccomandato, selezionato, respinto, in attesa, ecc.) sono raggruppabili in categorie simili a quelli di una diagnosi medica (anamnesi, diagnosi e terapia). La tabella riportata di seguito mostra i processi associabile a queste tre categorie, lo stato risultate dall'applicazione del processo e un commento.

Tabella. Processi, stato e commento (fonte: PMI, Standard 2008).

La Governance del portfolio è sicuramente l'elemento centrale della gestione del portfolio. Esso mira principalmente a trovare il giusto equilibrio tra l'investimento da effettuare e i ritorni per il business. L'area di competenza è dunque incentrata sul "bilanciamento-ribilanciamento" dei componenti del portfolio alla ricerca del miglior equilibrio nel tempo. Nella figura che segue si mostra la ricerca di bilanciamento tra due dimensioni importanti: "Profittabilità" e "Rischio". La ricerca del giusto equilibrio tra questi due elementi è infatti il desiderio di ogni manager!

Figura. Rappresentazione grafica dell'esito di un'analisi dei componenti di un portfolio (fonte: PMI, Standard 2008).

Con l'utilizzo di strumenti appositi si possono effettuare analisi "What-If" che permettono, per esempio, di trovare diverse combinazioni tra gli elementi del portfolio e scegliere, tra queste, quella più adatta al proprio business. Nella figura di sopra i singoli componenti del portfolio (i progetti) sono rappresentati, con colori diversi e dimensioni proporzionali agli investimenti, in una scala di profittabilità e rischio. Il giusto equilibrio è dunque ricercato tra:

1. Coerenza con gli obiettivi strategici;

2. Ritorni economici;

3. Livello di rischio sostenibile;

4. Risorse disponibili (quantità e qualità);

5. Altri vincoli.

Si è detto "rischio". Ogni business è associato ad un potenziale rischio. La capacità di gestire correttamente il rischio (detta anche "propensione al rischio" dell'organizzazione) fa parte del processo e ad essa è dedicata una specifica area di competenza (KA - Risk Management) a supporto di quella di governo (KA - Governance), come mostrato nella figura che segue.

Figura. Supporto dell'area Risk Management all'area Governance (fonte: PMI, Standard 2008).