Un progetto rappresenta sempre un investimento importante per un'azienda. Al suo successo è spesso legato buona parte del business. Ci si aspetta quindi di vedere il progetto concluso nei tempi previsti, entro il budget stabilito e con il livello di qualità atteso. Ogni ritardo, extracosto o elemento di non-qualità è visto come un fallimento o una limitazione posta al business.

Dominare (conoscere e saper applicare con efficacia) la pratica del Project Management è quindi di fondamentale importanza.

Nel campo dei progetti ICT la pratica del project management è coperta dal PRINCE2, una metodologia costruita nel tempo sulle bes practice del settore.

Definizione: Si definisce "progetto" l'insieme di attività previste per raggiungere un obiettivo, entro un tempo stabilito da un insieme di risorse. Un "progetto", quindi, ha sempre una durata (inizio e fine), un obiettivo da raggiungere (es.: i deliverable da produrre) e un numero di risorse disponibili. Un'attività che duri per molto tempo (es.: un servizio) "non è un progetto". Un'attività che non abbia un obiettivo ben definito e misurabile "non è un progetto". Un'attività che non abbia risorse dedicate "non è un progetto".

PRINCE2 è quindi una metodologia di Project Management orientata al monto IT. E' posseduto dal OGC (Office of Government Commerce) del Regno Unito (organizzazione che possiede anche ITIL).

La versione corrente di PRINCE2 (2009), rivista e corretta, è più leggera, coerente con ITIL e incorpora un approccio fatto di best practice per la gestione dei diversi tipi di  progetto.

E' stabilito un percorso di certificazione per il personale che si occupa di progetti nel campo ICT.

Ruoli gestionali diretti

PRINCE2 prevede le seguenti figure direttamente coinvolte nella gestione dei progetti ICT:

• Project Manager - Organizza e controlla il progetto: seleziona le persone, organizza il gruppo di lavoro ed è responsabile in toto del lavoro perché venga fatto nei tempi previsti, con i costi preventivati e con la qualità attesa. Crea i piani di progetto che condivide con gli interessati al progetto.

• Customer, User Supplier - Si tratta della persona che paga per il progetto (Customer Executive), delle persone che utilizzeranno i risultati prodotti dal progetto (User), la persona che fornisce le competenze necessarie al progetto (Supplier, detto anche Specialist).

• Project Board - Un team permanente composto da tutte le funzioni coinvolte nel progetto: Customer Executive, Senior User (rappresentante degli utenti), Senior Supplier (rappresentate dei fornitori). E’ tenuto informato  dal Project Manager a cui fornisce le decisioni necessarie.

PRINCE2 prevede anche figure di supporto ai progetti ICT:

• Project Assurance - L’organizzazione che assicura una visione indipendente dello stato del progetto secondo tre viste - Business, User e Supplier (o Specialist) – ciascuna di interesse dei singoli membri del  Project Board. Controlla che il progetto proceda secondo i costi e i benefici stabiliti (business assurance), indirizzi i requisiti degli utenti (user assurance) realizzi una soluzione corretta (technical and specialist assurance).  L’attività è svolta da un’organizzazione indipendente dal progetto o da un membro del Project Board.

• Project Support - Si tratta del project Supporto Office (Project Office, in altre metodologie) che fornisce supporto al Project Manager in attività amministrative (aggiornare i piani, organizzare le riunioni, informare le persone coinvolte, registrare i dati di progetto ecc.). Per progetto semplici l’attività è svolta dallo stesso capo progetto.

• Controlling Change - PRINCE2 definisce metodi e tecniche per la gestione dei rischi (Risk Management), la gestione della qualità (Quality Management; e s.:Testing) e la gestione delle modifiche che impattano il progetto (Change Management). Queste attività sono svolte da funzione esterne al progetto secondo i metodi e le tecniche definite.

Processi

PRINCE2 prevede una serie di processi interconnessi, come mostrato nella figura che segue.

Modello dei processi

Il modello dei processi proposto da OGC è mostrato nella figura che segue.

Contenuti della documentazione

Una buona documentazione della metodologia può essere: Henny Portman, PRINCE2 in Practice, A practical approach to creating project management documents, 2009, Van Haren" con i seguenti contenuti:

1. Different ways of looking at PRINCE2

2. Documentation and reporting standard, the framework

3. The PRINCE" documents

4. Relationship with the PRINCE2 themes

5. Relationship with the techniques

6. Developmnet and trends

7. From theory to practice

8. The documentation building blocks

Appendix A: Dutch - English translation list

Bibliography

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