Importanza della comunicazione

La comunicazione, scritta o verbale, è alla base della convivenza. È la struttura portante del rapporto interpersonale. È il mezzo con cui esprimere noi stessi e capire gli altri. Nel lavoro, così come nel rapporto sociale o nella vita quotidiana, è imprescindibile.

Un’organizzazione, un gruppo di lavoro, due colleghi operano solo grazie alla comunicazione, strutturata o libera. Essa è quindi alla base del business: per questo le organizzazioni la curano tanto e ad essa affidano la possibilità di successo. Saper comunicare è dunque importante quanto il fare, il saper fare e il fare bene.

Per quanto attiene ai gruppi di lavoro, la comunicazione rappresenta un processo chiave che permette il loro funzionamento garantendo lo scambio d’informazioni, al fine di raggiungere gli obiettivi.

«Non è esagerato sostenere che la comunicazione “fa” il gruppo, ovvero che il gruppo si fonda soprattutto come territorio di comunicazione (…) e della comunicazione fanno parte anche l’ascolto, il silenzio, la noia, la confusione.»[1]

La comunicazione è più potente di quanto possiamo immaginare: essa dice molto di più di quanto vogliamo o vorremmo dire. E può dire anche ciò che non vogliamo o non vorremmo dire. Mehrabian[2] asseriva in un suo studio del 1972 che quella verbale (le parole) rappresenta solo il 7% della comunicazione totale. La parte rilevante (55%) è rappresentata dalla comunicazione non verbale (la postura, il gesticolare, l’espressione facciale), e da quella paraverbale (volume, tono e ritmo della voce) per il rimanente 38%.

Feedback

Un altro concetto importante è quello riguardante il feedback, strumento imprescindibile per capire “quanto e cosa” del nostro discorso siano arrivati all’altra persona e “come” la parte recepita della comunicazione sia stata interpretata. Il processo comunicativo mostra vari elementi in sequenza temporale: processo di codifica del messaggio, canale comunicativo, possibili perturbazioni durante la comunicazione, processo di decodifica e messaggio di ritorno (feedback).

Processo di comunicazione

La comunicazione risulta quindi fortemente condizionata dalla capacità di codificare il pensiero in un messaggio verbale comprensibile all’interlocutore. La codifica, a sua volta, è condizionata dalla nostra capacità di esprimerci verbalmente (influisce solo per il sette percento) ma anche, e soprattutto (per il restante novantatre percento), da elementi spesso inconsci e non controllabili come l’uso del nostro corpo, l’atteggiamento, il tono della voce ecc. Altrettanti problemi sono presenti nel nostro interlocutore che “interpreta ciò che vuole interpretare”, cioè secondo i propri schemi mentali che lo portano a porre l’attenzione su alcuni particolari piuttosto che su altri.

Figura: Processo di comunicazione

Caratteri della comunicazione

La comunicazione nei gruppi di lavoro si presenta come un processo interattivo, informativo e trasformativo, così come mostrato nella figura riportata nella pagina che segue.

Il carattere interattivo della comunicazione all’interno dei gruppi di lavoro, scrive sempre Quaglino, è legato alle reciproche posizioni dei membri del gruppo e ai rispettivi ruoli: la comunicazione, in questo caso, assume una duplice forma di informazioni e opinioni, di conoscenze e impressioni, di fatti e sensazioni. Il tutto è riferito al momento contingente, al “qui e ora”, al presente: ai problemi affrontati, alle soluzioni proposte, alle decisioni prese.

Il carattere informativo, invece, rappresenta la base comune d’interpretazione dei dati e dei fatti, della realtà del momento e fornisce i mezzi per le decisioni. Le informazioni rappresentano i dati disponibili ed evidenziano quelli mancanti. Costituiscono l’aspetto oggettivo dei fatti e spostano la discussione sul campo dell’interpretazione.

«Il processo di comunicazione (nel gruppo) alterna momenti di certezza a momenti di dubbio, misura l’attendibilità dei dati, stabilisce quantità e qualità della conoscenza.»

La logica che regola la comunicazione informativa segue criteri di ordine e sequenzialità, metodologie di flusso e di utilizzo dei dati.

Il carattere trasformativo della comunicazione, infine, induce elementi di cambiamento all’interno del gruppo tramite lo scambio del sapere, la condivisione delle opinioni, la prevalenza del buon senso.

Figura: Carattere del processo di comunicazione

L’attività di un gruppo s’inquadra all’interno di un contesto preciso, un contesto organizzativo al di sopra dei singoli membri. Molte chiavi di lettura dei comportamenti del gruppo sono mutuabili dal comportamento e dalle relazioni tra i singoli. La comunicazione gioca in tal senso un ruolo molto importante. Man mano che il gruppo si costituisce come struttura sovra individuale, si costruisce una sua identità e si consolida, prevarrà il contesto interno e diminuirà quello esterno. Le regole saranno più autonome, il contributo dei singoli diverrà più significativo, la storia personale e l’esperienza maturata saranno influenti, la comunicazione diverrà determinante!

Capire, dunque, come i Tipi psicologici comunicano, è importante quanto conoscere le tecniche di comunicazione di cui si è detto. Ciò è l’argomento del capitolo successivo.

Tecniche di presentazione

Strettamente legate alla comunicazione sono le tecniche di presentazione.

In questo caso, la comunicazione visiva, tramite schemi con testo e grafica, acquista una potenza notevole. La cura e l'attenzione posta nella progettazione della composizione delle pagine, nella scelta delle immagini, dei caratteri e dei colori, e nella appropriatezza del linguaggio adoperato costituisce la chiave del successo.

Le tecniche disponibili sono molteplici e dominarle constituisce un importante elemento di professionalità.

Ecco due tecniche e sette principi che ogni buon presentatore dovrebbe avere nel proprio bagaglio professionale.

• Preparare la presentazione utilizzando due strumenti: Storyboard (che rappresenta la storia che si vuole raccontare) e Storyline (che descrive la storia)

• Definire il target, l'uditorio, a chi cioè è rivolta la presentazione (cultura, pregiudizi, problematiche, aspettative, desideri ecc.) e il messaggio principale che si vuole trasmettere

I sette principi generali da seguire scrupolosamente sono:

1. Rapporto segnale/rumore - E' il rapporto tra le informazioni rilevanti e quelle non rilevanti, e rappresenta il nostro limite nella capacità di selezionare le informazioni utili. Occorre perciò eliminare tutto ciò che non è strettamente indispensabile lasciando solo gli elementi importanti ai fini della comunicazione del messaggio. A tal fine aiuta la regola "1-7-7" (1 concetto per pagina, massimo 7 righe di testo per pagina, massimo 7 parole per ogni riga).

2. Effetto superiore dell'immagine - Le immagini sono ricordate più delle parole. L'effetto superiore dell'immagine è dovuto al fatto che essa ritrae oggetti reali e concreti, mentre le parole fanno riferimento a concetti astratti da tradurre in fatti reali e concreti tramite un processo mentale successivo a quello di acquisizione dei dati in ingresso. Importante è che le figure siano "di qualità", mai scadenti o banali!

3. Spazio vuoto - "Il vuoto, che concettualmente può esser scambiato con il nulla, è in realtà un infinito serbatoio di possibilità" (Daisetz Suzuki). Concetto semplice da capire, difficile da applicare. Indica eleganza e chiarezza. Da aria al design, fa respirare gli elementi positivi. E' quindi un elemento molto potente del design.

4. Contrasto - Significa semplicemente "differenza". Tutti noi cerchiamo di continuo similitudini e differenze. Il contrasto è ciò che notiamo e che rende vivace il design: spazio vicino/lontano; colore chiaro/curo; testo graziato/bastone, normale/grassetto; posizione destra/sinistra, alto/basso.

5. Ripetizione - Utilizzare sempre elementi uguali o simili e mantenerli costanti lungo l'intera presentazione: layout della pagina, tipologia e dimensioni dei caratteri, colori di base, tipo di immagine ecc.

6. Allineamento - Il principio dell'allineamento non è altro che la necessità di sentire che "nulla stia li per caso".

7. Vicinanza - Avvicinare o allontanare gli elementi per ottenere un aspetto più organizzato. Avvicinare gli elementi analoghi e allontanare quelli disomogenei.